Tidak jarang absensi kantor error apalagi jika masih menggunakan cara manual. Absensi error yang dimaksud bukan hanya kesalahan mesin atau alat namun kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh karyawan.
Biasanya absensi error terjadi pada beberapa hal seperti;
- Mesin absensi sidik jari sulit mendeteksi dan membaca sidik jari;
- Data pada mesin absensi sering hilang dan tidak akurat dalam melacak absensi;
- Data tidak sesuai atau ada yang luput dari rekaman saat melakukan rekap absensi;
- Luput dalam mencatat jatah cuti karyawan;
- Tidak atau lupa mencatat lembur karyawan;
Dan masih banyak bentuk-bentuk error lain dari sistem absensi. Error seperti ini biasanya terjadi ketika perusahaan tidak memiliki sistem tata kelola jam kerja karyawan yang baik atau setidaknya tidak memiliki tools tambahan untuk mendukung sistem yang sudah ada.
Akibat dari sistem absensi yang sering error adalah berpengaruh langsung pada saat perhitungan gaji yang juga akan mengalami kesalahan. Seperti yang diketahui, gaji merupakan hal penting dan hak dasar bagi karyawan.
Selain itu, adanya kesalahan pada absensi juga menyebabkan karyawan cenderung tidak betah bekerja untuk Anda yang pada akhirnya Anda akan kehilangan karyawan terbaik.
Nah, berikut solusi yang bisa Anda lakukan untuk mengatasi error dalam mengelola absensi.
Bentuk Kebijakan yang Baik dan Transparan
Terdengar cliche. Namun membuat kebijakan yang baik memang sebagai langkah awal untuk memperbaiki tata kelola absensi.
Selain itu, kebijakan absensi juga harus transparan dan harus dikomunikasikan sejak karyawan pertama kali bekerja terutama saat penandatanganan kontrak.
Selain membantu karyawan, membuat kebijakan yang baik juga menjadi rem atau arah pedoman yang akan membantu perusahaan terutama ketika ada kesalahan dalam pengelolaan absensi.
Membuat Checklist
Seperti halnya pekerjaan lain, dalam membangun sistem absensi yang baik perusahaan wajib membuat checklist. Fungsi dari membuat checklist adalah agar setiap alur pekerjaan terpantau dengan baik dan mencapai goals-nya: memiliki sistem absensi terbaik.
Apa saja yang perlu di-checklist?
- Proses bagaimana karyawan melakukan absensi
- Penanganan ketika ada masalah pada sistem absensi baik secara teknis maupun non-teknis
- Pembuatan red desk apabila terjadi kesalahan absensi
- Prosedur perbaikan data absensi
- Manajemen cuti (termasuk di dalamnya pemberian jatah dan waktu cuti)
- Pemberian lembur
- SDM dan tools yang diperlukan dalam menunjang sistem absensi
Tiap checklist perusahaan berbeda dengan perusahaan lainnya sesuai dengan jenis dan skala bisnis. Checklist di atas hanya sebagai gambaran dasar apabila perusahaan ingin memulai membangun sistem absensi yang baik.
Membuat Alur Kerja
Langkah selanjutnya adalah membuat alur kerja atau workflow. Hal ini penting agar Anda sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan pada tiap langkah yang dibuat dalam mengelola absensi.
Selain itu, dengan adanya alur kerja, Anda bisa mengetahui bagian apa yang menjadi masalah dan bagian yang perlu ditingkatkan. Dengan adanya alur kerja yang baik, Anda juga bisa melakukan audit terhadap masalah yang terjadi.
Andalkan Teknologi pada Sistem Absensi
Seperti yang disebutkan sebelumnya, error pada sistem absensi lebih banyak disebabkan karena perusahaan masih menggunakan cara manual untuk mengelola absensi.
Oleh karena itu, perusahaan perlu setidaknya menginvestasikan diri untuk membeli sebuah time attendance system software seperti aplikasi absensi online.
Dengan menggunakan teknologi pada sistem absensi, Anda setidaknya memiliki double verification dalam memantau dan menerima data absensi sehingga lebih aman.
Selain itu, dengan adanya aplikasi absensi online, karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi bahkan hanya dari rumah. Anda sebagai perusahaan juga dimudahkan dalam pengelolaan absensi misalnya melacak jam masuk dan keluar, menerima permintaan cuti, bahkan perhitungan gaji sekalipun.
Kesimpulan
Menangani sistem absensi yang sering error sejatinya dilakukan dengan merombak sistem absensi bahkan dari dasar sekalipun.
Namun ketika audit ternyata ditemukan bahwa perusahaan memiliki sistem absensi yang baik, maka yang harus menjadi perhatian adalah bagaimana sistem yang sudah baik didukung dengan teknologi yang baik seperti time attendance system software.
Komentar Terbaru